Datagedreven werkwijze maakt overheid betere dienstverlener

RVO tuigt in twee weken proces op voor ondernemers in de knel  

door Thijs Doorenbosch beeld ANP

Het algemene beeld over het aanpassen van processen binnen de overheid, is dat het om complexe en moeizame trajecten gaat die regelmatig over het budget heengaan en te lang duren. Maar dat is niet altijd terecht. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) wist bijvoorbeeld – al thuiswerkend – binnen twee weken tijd een proces op te tuigen dat maar liefst 300.000 aanvragen voor financiële steun kon verwerken voor ondernemers die in de knel kwamen door de coronamaatregelen van het kabinet.  

De RVO heeft als taak ondernemers te stimuleren bij agrarisch, duurzaam, innovatief en internationaal ondernemen. De dienst kreeg in het kader van de coronacrisis de vraag om twee regelingen op te zetten en uit te voeren: de TOGS-regeling – waarmee ondernemers uit de zwaarst getroffen sectoren een eenmalige tegemoetkoming konden krijgen – en de Tegemoetkoming Vaste Lasten (TVL).     In de twee weken tussen opdracht en start van de uitvoering, moest worden besloten wat de regeling precies inhield, de doelgroep worden afgekaderd en een methode worden opgezet om te bepalen wie voor de regeling in aanmerking kwamen. Ook moesten gegevens van de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en het Bureau Krediet Registratie beschikbaar komen.    

"Je doet natuurlijk steekproeven – zeker in het begin om het systeem te valideren – maar het blijft toch spannend. Je moet het loslaten, anders ben je nog steeds alles handmatig aan het doen." 

Strategische agenda 

Directeur Kernprocessen NL Astrid Raaphorst: "Dat kon alleen omdat al 2,5 jaar eerder was ingezet op een strategische agenda met als doel een betere dienstverlener te worden die sneller kon besluiten, in één keer goed en met voldoende ruimte voor maatwerk." RVO probeert zo veel mogelijk aanvragen voor financiële steun automatisch te verwerken. Zo kan sneller worden uitbetaald en blijft er meer tijd over voor de handmatige beoordeling van complexere gevallen.    Daartoe werden de afgelopen twee jaar op basis van Blueriq-software nieuwe platforms gebouwd die snel aan nieuwe regelingen kunnen worden aangepast met behulp van een no-codeaanpak. Voor de managementinformatie wordt gebruikgemaakt van de analyticssoftware van SAS.    "Aanvankelijk ben je geneigd de automatische stroom niet te vertrouwen, net als de sortering die sommige aanvragen naar de handmatige route stuurt. Je doet natuurlijk steekproeven – zeker in het begin om het systeem te valideren – maar het blijft toch spannend. Je moet het loslaten, anders ben je nog steeds alles handmatig aan het doen." 

Puntentoekenning

Bij de TVL-regeling werd voor het eerst een systeem ingericht dat de eerste beoordeling van de aanvragen deed en de eenvoudigere zaken volledig automatisch afhandelde. Het systeem bepaalde op basis van de eerste paar duizend aanvragen uit een bepaalde branche het gemiddelde van de omzetderving die werd opgegeven en kende vervolgens aan de afwijkingen een hoger aantal punten toe. Ook werd een puntentoekenning gedaan op een aantal fraude-indicatoren. De stroom met het laagste aantal punten werd gelijk automatisch verwerkt. Boven een bepaalde drempel stuurde het systeem de aanvraag de handmatige verwerking in.   Raaphorst kan met behulp van de visual-analyticsdashboards realtime zien hoeveel aanvragen zijn binnengekomen, goedgekeurd of afgewezen, en hoeveel er nog 'in bakjes liggen' te wachten op nadere beoordeling. "Daarmee was goed de capaciteit te plannen en het leverde ook inzichten op voor de opdrachtgever." Zo signaleert het systeem bijvoorbeeld uit welke sectoren – waarvan werd verwacht dat ze hard zouden worden geraakt – er relatief weinig aanvragen komen. Dat is weer waardevolle informatie om een regeling bij te stellen.   

Eén portaal voor ondernemers 

De COVID-19-crisis heeft de uitvoering van de strategische agenda in een stroomversnelling gezet. De ervaringen zijn echter zo dat Raaphorst de ambitie heeft om rijksbreed te laten zien hoe deze datagedreven werkwijze het mogelijk maakt dat de overheid een betere dienstverlener wordt. Een door de crisis gedupeerde ondernemer moet nu nog langs het UWV voor de NOW-regeling voor personeel, bij de Belastingdienst een aanvraag doen voor uitstel van aangifte en bij RVO zijn voor de TOGS- en TVL-regelingen. Raaphorst ziet het liefst dat er één portaal komt waar een ondernemer in zo'n geval één keer de zaak kan regelen. "Dat ondernemers niet meer zien wie er als uitvoerders achter die regelingen zitten. De regelingen zijn al complex en de organisaties zijn complex, dus dit is een omvangrijk vraagstuk. Maar ik hoop dat we daar toch flinke stappen in kunnen zetten." 

Deel deze pagina