Expert
Vernietigen archiefdata: hoe doe je dat?
De werking van de functionaliteit is theoretisch redelijk uitgedacht
door Migiza Victoriashoop beeld Shutterstock
Overheden hebben de plicht archiefdata te vernietigen, bijvoorbeeld als de burger daar om vraagt. Door bigdatatechnieken kan bijna alles worden geconstrueerd, als je maar hard genoeg zoekt. Wanneer vinden we vernietiging goed genoeg?
Volgens art. 3 van de Archiefwet (1995) hebben zorgdragers de plicht archiefbescheiden te vernietigen die daarvoor in aanmerking komen. Gelukkig hebben overheden de afgelopen decennia instrumenten ontwikkeld die helpen te bepalen wanneer die vernietiging moet plaatsvinden. Op gemeentelijk niveau hebben we daar keurig de selectielijst voor. Na flink wat intern gesoebat over welke vernietigingstermijn bij welk procestype moet worden toegepast – want zoals dat altijd gaat, is er voldoende ruimte voor interpretatie bij instrumenten waarin alle mogelijke processen uit de praktijk zijn opgenomen – komt er een datum uit waarop op de deleteknop gedrukt mag worden.
Het vernietigingsdilemma
Maar het is juist het drukken op delete dat voor wat moeilijkheden zorgt. Dan begint een fundamentele vraag zorgdragers parten te spelen: wat verstaan we onder vernietigen? Voor de puristen is het antwoord op deze vraag vrij eenvoudig. Vernietigen betekent dat de objecten, de bijbehorende metadata, onderlinge relaties en verdwaalde digitale duplicaten op persoonlijke schijven écht weg zijn. Op geen enkele manier zijn de archiefbescheiden meer te reconstrueren. Aan ambitie geen gebrek, maar in de praktische uitvoerbaarheid loopt het een beetje spaak. Alleen al het inzichtelijk krijgen van welke informatie zich waar bevindt, is een uitdaging. Daar komt vervolgens nog eens bij dat we bijna niet kunnen garanderen dat reconstructie niet mogelijk is na vernietiging. Met de bigdatatechnieken van tegenwoordig kan in principe alles worden gereconstrueerd zolang je maar hard genoeg naar data zoekt en die verbindt. Tot slot doen leveranciers ook nog een duit in het zakje. Hun databases behoren niet voor niets tot de categorie relationele databases. Als zij de puristische visie van vernietiging aanhouden, klapt de boel in elkaar. Binnen de pragmatische stroming luidt het adagium: als de ambtenaar onder normale omstandigheden niet meer via het systeem of de applicatie bij de informatie kan, beschouwen we het als vernietigd. Dat betekent dat governance en autorisatie een belangrijke rol gaan spelen.
‘Als de ambtenaar onder normale omstandigheden niet meer via het systeem of de applicatie bij de informatie kan, beschouwen we het als vernietigd‘
Vernietigen, maar hoe?
Met een pragmatische visie ben je er nog niet. De volgende stap is hoe de vernietiging moet gaan vorm krijgen. Om dit iets meer te duiden, is vanuit het Kennisplatform Informatiehuishouding Overheden en de VNG een werkgroep opgericht die zich over dit vraagstuk buigt. Binnen deze werkgroep steken leveranciers en archiefvormers de koppen bijeen. De wens die er nu ligt, is een centrale functionaliteit te ontwikkelen waarmee je data uit applicaties en bronregisters kunt opvragen. Op basis van die gegevens kunnen proceseigenaren of afdelingshoofden vervolgens bepalen of de data kunnen worden vernietigd. Bij groen licht wordt via de functionaliteit het commando tot vernietiging in de applicaties en bronregisters gegeven. Vanaf dat moment zijn de betreffende data onder normale omstandigheden niet meer toegankelijk.
Metadata, metadata, metadata
Conceptueel is dit idee gestoeld op de Common Ground-gedachte waarbij de data van de applicaties worden losgekoppeld. Helaas ziet de praktijk er iets anders uit. Data zijn in silo’s opgesloten in systemen en applicaties. Om ervoor te zorgen dat de functionaliteit – met betrekking tot vernietiging – de juiste metadata uit verschillende applicaties kan halen, moet deze op zoek gaan naar minimale metadata (bijvoorbeeld bewaartermijnrecord, gerelateerd record) die in vrijwel alle applicaties kunnen voorkomen. Aan de hand van die minimale set kan de functionaliteit effectief vernietigingscommando’s uitvoeren.
Van de theorie naar de praktijk
De werking van de functionaliteit is theoretisch redelijk uitgedacht. Momenteel wordt met leveranciers gekeken hoe zij de functionaliteit kunnen gaan bouwen. Hierbij wordt gewerkt met leveranciers van taakapplicaties, zaaksystemen, enterprise-searchtools en e-depots. Op gemeentelijk niveau zijn dit de applicaties en systemen die het meest voorkomen. Bij gemeenten wordt als proefopstelling een prototype van de geleverde functionaliteit geplaatst om de werking te testen. De ontwikkelingen van deze functionaliteit kunt u hier volgen.
Migiza Victoriashoop is adviseur digitale informatievoorziening bij het Waterlands Archief.