Interne processen gemeenten

‘Alleen ga je misschien sneller, maar samen sta je echt sterker’

Digitalisering informatievoorziening in gemeenteland

door Ester Schop beeld ANP

De digitalisering van de informatievoorziening bij de 355 Nederlandse gemeenten is door de komst van de Omgevingswet, Common Ground en de corona-uitbraak in een stroom­versnelling geraakt. “Alle puzzelstukjes beginnen eindelijk op hun plek te vallen.”

Doordat de maatschappij in snel tempo verandert in een informatie- en netwerksamenleving, neemt de druk op gemeenten toe om de dienstverlening mensgericht en datagestuurd in te richten. “Inwoners en ondernemers verwachten dat alles sneller en slimmer gaat. Om aan die toegenomen verwachting te kunnen voldoen, moeten gemeenten naar de volgende fase van digitale volwassenheid toe”, zegt Otto Thors, die overheden adviseert over innovatieve thema’s. Volgens Constance Boogers, bestuurslid van het CIO-beraad – het netwerk van samenwerkende gemeentelijke CIO’s – staan gemeenten op de drempel van een belangrijke fase. “Alle puzzelstukjes beginnen op hun plek te vallen. In 2020 en 2021 zetten we stappen om het echt werkend te krijgen; de eerste projecten draaien al. Mooi is hoe leveranciers daarin hun rol pakken.”

“Het is een spaghetti-achtige warboel, dus laten we eerst de 80% waarover we het wel eens zijn standaardiseren“

Vrij traditioneel

Gemeenten hebben volgens het lid van de Taskforce Samen Organiseren – gericht op het vergroten van betrokkenheid bij de vernieuwing van de digitale overheid – lang lopen sputteren. “We bleven maar roepen dat de eigen dienstverlenende processen en spullen het beste waren. Daarnaast gebeurde digitalisering aanvankelijk vrij traditioneel: wat we op papier deden, stopten we in computers. Dat had slimmer gekund. Ook voor de inwoners. Én makkelijker, én goedkoper.”  Wat gemeentelijke samenwerking moeilijk maakt, is dat er verschillende vertrekpunten zijn en iedere organisatie een andere historie kent, waardoor informatiehuishoudingen allemaal anders zijn opgebouwd. Boogers: “Het is een spaghetti-achtige warboel, dus laten we eerst de 80% waarover we het wel eens zijn standaardiseren en pas daarna gaan kijken naar de uitzonderingen. Dat is ook prettig voor leveranciers die nu nog 355 verschillende wensenlijsten moeten bouwen en beheren.”

Wat is Common Ground?

Common Ground is de gezamenlijke informatie­voorziening van gemeenten voor het uitwisselen van gegevens. Gegevens worden losgekoppeld van werkprocessen en applicaties en bevraagd bij de bron, in plaats van veelvuldig gekopieerd en opgeslagen. Dat is nodig om snel en flexibel te vernieuwen, te voldoen aan privacywetgeving en efficiënt om te gaan met data.

Gemeenten, ketenpartners en leveranciers werken agile samen aan uniforme gegevens, het ophalen van data met API’s en één gemeenschappelijke integratielaag. In FieldLabs werken zij aan innovatieve concepten voor gemeentelijke dienstverlening. Er zijn al 25 teams opgetuigd, waaronder die voor Huishoudboekje, Begrafenisplanner en Chatbot. Uiteindelijk moet het model worden toegepast op alle 800 (!) dienstverleningsprocessen.

Corona-uitbraak

Belangrijke interne versnellers voor het besef dat er beter moet worden samengewerkt, zijn het informatiemodel Common Ground en de nieuwe Omgevingswet (zie kaders). De derde factor is de corona-uitbraak. “Soms is er een crisis nodig om het bewustzijn te versnellen. De dienstverlening moet beter, en een gezamenlijke aanpak biedt doordat we geen maatwerk maar confectie gaan bestellen, op termijn een enorme besparingskans.”  Alle gemeenteambtenaren moesten na de virusuitbraak op afstand gaan werken en hebben Teams aangezet. Mooi voor de samenwerking, maar elke gemeente kent weer andere instellingen, waardoor het niet vlekkeloos verliep. “Wij stroomlijnen dit via het CIO-beraad voor alle gemeenten in een zogenaamd Cookbook. Als je gezamenlijk optrekt, kom je makkelijker aan tafel bij Microsoft. Alleen ga je misschien wel sneller, maar samen sta je echt sterker.” 

Boogers schat in dat het nog jaren duurt voordat Common Ground voor alle processen een feit is. “Het zal nooit af zijn, omdat er steeds nieuwe opgaves komen. Het belangrijkste is dat we nu echt beginnen. Er moeten bij de gemeente mensen worden vrijgespeeld om nieuwe dingen op te bouwen, terwijl de winkel openblijft. Inspannend, maar ik heb ik er alle vertrouwen in dat dit gaat lukken.”

Omgevingswet

Met de Omgevingswet, die op 1 januari 2022 in werking treedt, wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) wordt landelijk ontwikkeld via het programma Aan de slag. Gemeenten moeten hierop aansluiten, wat een enorme opgave is, vertelt Jeroen Cival, programmamanager DSO bij de VNG. “Het is cruciaal dat gemeenten op de hoogte zijn van de minimale eisen die voor het startschot gelden, want er is nog veel te doen in een relatief korte tijd.” 

De VNG heeft gegevensstandaarden ontwikkeld en protocollen bedacht die binnen het stelsel een plaats krijgen. Ook is er een oefenomgeving opgeleverd en voert de VNG marktverkenningen uit die gemeenten inzicht bieden in welke leveranciers de standaarden en collectieve instrumenten al gebruiken.  Volgens Cival begint het werk pas echt zodra de wet in 2022 ingaat. “Het vergt een totaal andere werkwijze, die we nog moeten gaan ontdekken met elkaar.”